MINT-EC e.V.: Reise- und Verpflegungskosten-Richtlinie für Teilnehmer*innen aus MINT-EC-Schulen, gültig ab dem 29. Januar 2024

MINT-EC bietet ein breites Spektrum an Veranstaltungen und Fortbildungen an. Zu diesem Zweckwerden von MINT-EC die Reisekosten an ausgewählte Teilnehmergruppen erstattet. Bei der Erstattung der Reisekosten richten wir uns nach den Bestimmungen des §5 Bundesreisekostengesetz (BRKG).
Bitte beachten Sie zudem die unter Punkt 5 genannten allgemeinen Grundsätze.

Gliederung

  1.  Schüler*innen:
    a. Teilnahme an MINT-EC-Camps, -Schülerforen, -Excellence-Akademien, MINT100 –Regionalforen, MINT400 – Hauptstadtforum
    b. Schüler*innen aus MINT-EC-Schulen im Ausland
    c. Schüler*innen Super Science Highschool Student Fair Japan
    d. Preisträger*innen Wettbewerbe

  2. Lehrkräfte und Schulleitungen
    a. Teilnahme Lehrkräftefortbildungen, MINT100 – Regionalforen, MINT400 -Hauptstadtforum
    b. Teilnahme an Themenclustern
    c. Teilnahme an der Schulleitungstagung

  3. Referent*innen aus MINT-EC-Schulen
    a. Teilnahme als Referent*in

  4. Allgemeine Grundsätze

1. Schüler*innen
a. Teilnahme an MINT-EC-Camps, -Schülerforen, -Excellence-Akademien, MINT100 –Regionalforen und am MINT400 – Hauptstadtforum:
Die Kosten für die im Rahmen der Veranstaltung vorgesehenen Übernachtung(en) und Verpflegung werden von MINT-EC bzw. seinen Partnern übernommen. Reisekosten werden nicht übernommen und müssen von den Teilnehmer*innen getragen werden.

Achrung! MINT-EC bietet allen Schüler*innen die Möglichkeit, für die An- & Abreise das in der Regel preiswertere Veranstaltungsticket der Deutschen Bahn über folgenden Link zu nutzen >>  zum Veranstaltungsticket
Eine detaillierte Anleitung zur Buchung haben wir unter folgendem Link bereitgestellt >> Anleitung Buchung / Stornierung Veranstaltungsticket
b.Schüler*innen aus MINT-EC-Schulen im Ausland:
Für MINT-EC-Schulen und Partnerschulen im Ausland gelten gesonderte Vereinbarungen.
c. Schüler*innen Super Science Highschool Student Fair Japan:
Die Schüler*innen tragen einen Eigenanteil von 500 Euro. Weitere Kosten für Hin- und Rückflug, Übernachtung und Verpflegung vor Ort entstehen nicht.
d. Preisträger*innen Wettbewerbe:
Zur Präsentation der Wettbewerbsbeiträge und zur Teilnahme an der Preisverleihung werden die Kosten für die im Rahmen der Veranstaltung vorgesehenen Übernachtung(en) übernommen. Die Reisekosten werden wie folgt erstattet:

Zug: Zugfahrt der 2. Klasse
ÖPNV: Kosten für die Nahverkehrsmittel vom Wohnort zum Zugbahnhof und zum Veranstaltungsort und zurück zum Wohnort werden erstattet

2. Lehrkräfte und SchulleiterInnen
a. Teilnahme Lehrkräftefortbildungen, MINT100 – Regionalforum, MINT400 –Hauptstadtforum:
Die Kosten für die im Rahmen der Veranstaltung vorgesehenen Übernachtung(en) und Verpflegung werden von MINT-EC bzw. seinen Partnern übernommen. Reisekosten werden nicht übernommen.
b. Teilnahme an Themenclustern:
Die Kosten für die im Rahmen der Veranstaltung vorgesehenen Übernachtung(en) und Verpflegung werden von MINT-EC bzw. seinen Partnern in der Regel für ein Clustertreffen / Jahr übernommen. Die Reisekosten werden gemäß Punkt 4 ab einer Selbstbeteiligung von 130 Euro übernommen. Abweichende Regelungen werden gesondert kommuniziert.
c. Teilnahme an Schulleitungstagung:
Die Kosten für Verpflegung werden von MINT-EC bzw. seinen Partnern übernommen. Die Reise- und Übernachtungskosten werden nicht übernommen.

3. Referent*innen aus MINT-EC-Schulen
a. Teilnahme als Referent*in:
Die Kosten für die im Rahmen der Veranstaltung vorgesehenen Übernachtung(en) und Verpflegung werden von MINT-EC bzw. seinen Partnern übernommen. Die Reisekosten werden gemäß Punkt 4 erstattet.

4. Allgemeine Grundsätze
Zugfahrt
Im Regelfall wird die Zugfahrt der 2. Klasse zum Veranstaltungsort und zurück erstattet.

MINT-EC bietet ein für alle Veranstaltungen gültiges, in der Regel günstigeres Veranstaltungsticket der Deutschen Bahn an >> Buchungslink
Eine detaillierte Anleitung zur Onlinebuchung finden Sie hier >> Anleitung Buchung / Stornierung Veranstaltungsticket

ÖPNV

Die Kosten für den öffentlichen Personennahverkehr (ÖPNV) vom Wohnort zum Zugbahnhof und zum Veranstaltungsort und zurück werden erstattet.

Flug (niedrigste Flugklasse)

Erstattet werden die Kosten für einen Flug NUR bei Nachweis, dass dieser wirtschaftlicher ist als ein Zugticket (bitte hierzu unbedingt ein Vergleichs-Zugticket für die Strecke beilegen). Sollten besondere dienstliche Gründe für die Reise mit dem Flugzeug sprechen, sind diese zwingend vor der Flugbuchung mit der Geschäftsführung von MINT-EC abzusprechen.

Auto

Autofahrten werden NUR nach Rücksprache mit der Geschäftsführung von MINT-EC erstattet. Bei fehlender Rücksprache mit der Geschäftsführung VOR der Veranstaltung werden die Kosten nicht übernommen. Erstattet werden 0,30 € / km, sofern dies nicht die Kosten für ein Zugticket 2. Klasse übersteigt. Sollten mehrere Teilnehmer*innen einer Schule teilnehmen, ist eine Gruppenfahrt erforderlich.

Zwingend der Reisekostenabrechnung ist hinzuzufügen:

  • Nachweis über die Entfernung der Strecke in Kilometern
  • Nachweis über die Kosten für ein Zugticket 2. Klasse

Für Personen mit Schwerbehindertenausweis gelten Sonderregelungen. Bitte kontaktieren Sie die Geschäftsführung von MINT-EC.

Parkgebühren
Parkgebühren werden maximal bis zu einer Höhe von 5 € / Tag erstattet.
Mietwagen
Die Kosten für einen Mietwagen werden nicht übernommen.
Taxifahrten
Taxikosten werden nur im Ausnahmefall und in Höhe von max. 20 € bei triftigen Gründen erstattet. Triftige Gründe für eine Taxibenutzung liegen vor, wenn

  • im Einzelfall dringende dienstliche Gründe vorliegen,
  • zwingende persönliche Gründe vorliegen (z.B. Gesundheitszustand)
  • regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht oder nicht zeitgerecht verkehren oder
  • Fahrten zwischen 23 und 6 Uhr das Benutzen dieses Beförderungsmittels für Zu- und Abgang sowie Fahrten am Geschäftsort notwendig machen. Eine kurze schriftliche Begründung legen Sie bitte Ihrer Abrechnung bei. Ortsunkundigkeit und widrige Witterungsverhältnisse sind keine triftigen Gründe.

Übernachtungskosten
MINT-EC stellt in der Regel die Unterkünfte für die, im Rahmen der Veranstaltung vorgesehenen,Übernachtung(en) zur Verfügung. Nach Rücksprache mit der Geschäftsführung von MINT-EC gibt es auch die Möglichkeit, in einem Hotel Ihrer Wahl zu übernachten. Die Kosten pro Person und pro Übernachtung werden bei Bedarf und in Abhängigkeit von der Länge der Veranstaltung in Höhe von bis zu 100,00 € brutto inklusive Frühstück erstattet. Sollte der Übernachtungspreis über diesem Betrag liegen oder sollten Sie mehr als die im Rahmen der Veranstaltung vorgesehenen Übernachtung(en) benötigen, halten Sie vor Buchung bitte Rücksprache mit der Geschäftsführung von MINT-EC.

Einsenden der Belege
Für die Erstattung der entstandenen Kosten ist die Zusendung der Originalbelege unter Angabe Ihrer Bankverbindung an folgende Adresse erforderlich:
MINT-EC
Am Borsigturm 15
13507 Berlin

Bei Autofahrten sind ZWINGEND beizufügen:

  • ein Nachweis über die Entfernung der Strecke in Kilometern
  • Nachweis über die Kosten für ein Zugticket 2. Klasse.

Bei Flugreisen sind ZWINGEND beizufügen:

  • Nachweis über die Kosten für ein Zugticket 2. Klasse.

Bei elektronischen Tickets (Flug, Zug) können diese auch per Mail unter Angabe Ihrer Bankverbindung eingereicht werden.

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