Technische und rechtliche Grundlagen

Recht

Pilotprojekte wie die HPI Schul-Cloud dienen der Erprobung neuer pädagogischer, technischer und organisatorischer Veränderungen in der Schule sowie ihrer Weiterentwicklung und Prüfung. Die Teilnahme am Projekt HPI Schul-Cloud birgt viele Chancen, Veränderungen erfolgreich anzustoßen. An die Teilnahme sind allerdings auch datenschutz- und schulrechtliche Richtlinien geknüpft, die ihr beachten und einhalten müsst.

Damit lassen wir euch natürlich nicht allein! Hier findet ihr alle Informationen zu den anstehenden Aufgaben und natürlich alle Unterlagen und Muster, die ihr benötigt.

Schulkonferenz über die HPI Schul-Cloud informieren

Je nach landesrechtlichen Vorgaben muss die Schulkonferenz (oder auch Schulforum, Schulvorstand, Gesamtkonferenz) in die Teilnahme am Projekt und in die Nutzung der HPI Schul-Cloud einwilligen sowie den Antrag auf Genehmigung an das jeweilige Kultusministerium beschließen.

Solltet ihr unsicher sein, ob die Teilnahme am Projekt der Zustimmung durch die Schulkonferenz bedarf, kontaktiert bitte euren Schulträger.

Um die Schulkonferenz über das Projekt zu informieren, könnt ihr unsere Vorlage „Informationsschreiben“ nutzen, die ihr um wichtige Entscheidungen an eurer Schule erweitern und für eure Zwecke personalisieren könnt. Das Informationsschreiben findet ihr in den Downloads.

Genehmigung des Schulträgers und des Kultusministeriums einholen

Habt ihr die Projektteilnahme und Erprobung der HPI Schul-Cloud schulintern beschlossen, ist es wichtig, dass ihr euren Schulträger und euer Kultusministerium über die geplante Nutzung der HPI Schul-Cloud informiert. Dazu könnt ihr ebenfalls die Vorlage „Informationsschreiben“ nutzen.

Wir haben bereits alle Kultusministerien über das Projekt HPI Schul-Cloud informiert. Je nach landesrechtlichen Vorgaben ist die individuelle Erlaubnis eures Schulträgers und auch des zuständigen Kultusministeriums aber für eure Teilnahme am Projekt zusätzlich notwendig.

Solltet ihr unsicher sein, ob die Teilnahme am Projekt der Zustimmung durch Schulträger und Kultusministerium bedarf, kontaktiert bitte euren Schulträger oder zuständigen Dezernenten.
 

Landesdatenschutzbeauftragten kontaktieren

Alle Landesdatenschutzbeautragten sind bereits über das Projekt HPI Schul-Cloud informiert worden und haben die datenschutzrelevanten Dokumente erhalten. Dennoch ist es notwendig, dass ihr die oder den Landesdatenschutzbeauftragte oder Landesdatenschutzbeauftragten über die geplante Nutzung der HPI Schul-Cloud an eurer Schule informiert. Dabei helfen unsere Vorlagen in den Downloads.

Gibt es seitens der oder des Landesdatenschutzbeauftragten Fragen, könnt ihr euch gern unter datenschutz@schul-cloud.org an das HPI wenden.
 

Vertragsunterlagen unterzeichnen

Gibt es seitens der oder des Landesdatenschutzbeauftragten keine Bedenken zur Nutzung der HPI Schul-Cloud, kann es losgehen! Bevor die praktische Erprobung der HPI Schul-Cloud an eurer Schule starten kann, müssen nun lediglich noch die Vertragsunterlagen unterzeichnet werden. Diese erhaltet ihr nach eurer Anmeldung von MINT-EC per E-Mail in einem Mantelbogen.

Jetzt geht es für euch so weiter:

1. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung unterschreiben und an das HPI zurücksenden

2. Die Vertragsanlagen zur Kenntnis nehmen und aufbewahren

3. Die Checkliste an MINT-EC zurücksenden

Für jedes Dokument in den Vertragsunterlagen findet ihr im Mantelbogen eine Erklärung. Bei Fragen zu den Vertragsunterlagen steht euch das HPI unter feedback@schul-cloud.org zur Verfügung.

Muster „Datenschutzerklärung“ und „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“ für Schule anpassen und aufbewahren


Im Sinne der DSGVO ist die Schule, die den Einsatz der HPI Schul-Cloud plant und durchführt, verantwortlich für die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten sowie für die Erfüllung der Informationspflichten. Daher ist es notwendig, dass ihr für eure Schule ein „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“ sowie eine „Datenschutzerklärung“ erstellt. Nach dem Login in die HPI Schul-Cloud findet ihr im Hilfebereich die aktuellen Unterlagen und Musterbögen.

Nutzer*innen informieren

Die Nutzung der HPI Schul-Cloud ist für alle Nutzer*innen mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten verbunden und nur mit ihrer Einwilligung zulässig. Als auftraggebende Schule ist es eure Pflicht, Lehrkräfte, Schüler*innen und Eltern über das Projekt, die Plattform und die damit verbundene Verarbeitung ihrer Daten zu informieren.

Zusätzlich wollen MINT-EC und HPI alle Nutzer*innen für einen verantwortungsvollen Umgang mit ihren und den Daten anderer sensibilisieren und über wichtige Regelungen im Schulalltag aufklären. Deswegen stellen wir euch folgende Merkblätter zum Download bereit.

Für das Kollegium: 

Vorlagen für Nutzungsordnungen

Da jede Schule andere Mediennutzungsplanungen, Medienentwicklungskonzepte oder Medienkompetenzrahmen erarbeitet, sind auch die Nutzungsordnungen jeder Schule anders. Sie ähneln sich doch sehr im Aufbau. Um euch zu zeigen, wie eine solche Nutzungsordnung aussehen kann, haben wir euch eine Auswahl aus einigen Bundesländern zusammengestellt. Bitte beachtet, dass viele der Beispiele auf das jeweilige Bundesland angepasst sind!

Bildungsserver des Landes Rheinland-Pfalz:

Vorlagen für Einwilligungserklärungen

Ihr möchtet Bilder und Videos einer Schulveranstaltung veröffentlichen, zum Beispiel auf eurer Schul-Homepage? Nach der DSGVO müssen Teilnehmer:innen darin einwilligen. Wie eine solche Einwilligungserklärung aussehen kann, haben wir exemplarisch weiter unten gesammelt. Beachtet, dass das Mustervorlagen sind, die nicht mit Regelungen eures Bundeslandes übereinstimmen können bzw. noch an eure Schulgegebenheiten angepasst werden sollten.

Bayerischer Landesbeauftrager für Datenschutz: 

Niedersächsisches Landesinstitut für schulische Qualitätsentwicklung (NLQ): 

Anfragen zur Auskunft oder Löschung

Die Nutzer*innen der HPI Schul-Cloud können laut DSGVO erfragen, ob und welche Daten von der Schule verarbeitet werden und um Löschung oder Berichtigung von personenbezogenen Daten bitten. Solche Anfragen muss die verantwortliche Schule ernst nehmen.

Leitet die Anfrage an datenschutz@schul-cloud.org als sogenannte Einzelweisung weiter. Das HPI bearbeitet die Anfrage und stellt euch die Antwort zur Weiterleitung an die Betroffenen zur Verfügung. Die Nutzer:innen selbst können beim HPI keine Auskunft erfragen, sondern nur die verantwortliche Schule. Es ist deswegen wichtig, dass ihr diese Anfragen bearbeitet.
 

Einwilligungserklärung

Die Nutzung der HPI Schul-Cloud ist für alle Nutzer*innen mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten verbunden und nur mit ihrer Einwilligung zulässig. Seit 2018 erfolgt die Einwilligung in einem elektronischen Registrierungs- und Einwilligungsprozess.

Welche Schritte Schüler*innen, Eltern und Lehrkräfte dabei vornehmen müssen, könnt ihr hier nachlesen:

Online-Kurs „Datenschutz und Urheberrecht“

Die Themen Datenschutz und Urheberrecht sind komplex und sorgen bei vielen Lehrkräften für große Unsicherheiten. Es ist uns wichtig, alle Nutzer*innen für einen verantwortungsvollen Umgang mit ihren und den Daten anderer zu sensibilisieren und über wichtige Regelungen zum Urheberrecht im Schulalltag aufzuklären.

Unser Online-Kurs „Datenschutz und Urheberrecht“ steht euch nach dem Login im Hilfebereich der HPI Schul-Cloud zur Verfügung. Außerdem findet ihr den Kurs auch auf unserer Willkommenswebseite unter Datenschutz und Urheberrecht.

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